Frédéric Burtz, dans son article du 23 septembre 2020, précise que ce choix d’organisation a été fait dès le démarrage de la 89C3 Factory, la mise en place, quant à elle, s’est faite par étapes. 

En effet, mettre en place une organisation de type « train », inspirée du framework SAFe (Scaled Agile Framework), nécessite des connaissances nouvelles notamment en agilité à l’échelle, de nouveaux rôles et un accompagnement au changement des différents acteurs. 

Frédéric Veillepeau, qui a vécu ce changement de l’intérieur, décrit le mode de fonctionnement dans son article « Une montée à l’échelle de l’agilité au sein de la 89C3 Factory », je ne le détaillerai pas ici, je vais plutôt raconter l’accompagnement de la démarche. 

Les leaders opérationnels, autant métier que IT, ont ainsi été formés à SAFe, en amont du démarrage du fonctionnement en train, afin de cadrer l’organisation. Le cursus qu’ils ont suivi s’appelle Leading SAFe, il permet aux responsables opérationnels de devenir les leaders du changement et de chercher des solutions pragmatiques aux problématiques qu’ils rencontrent. 

Les premières étapes consistent à définir la liste des personnes, équipes et compétences nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés par l’entreprise ou le groupe afin de délivrer le maximum de valeur pour les clients. Les équipes sont organisées en agile et les rôles indispensables au pilotage de l’ensemble, (regroupés au sein du ‘cockpit’), ont en charge d’animer les équipes dans une recherche d’efficacité collective permanente. 

Ces personnes, issues des différentes entités du groupe, avec leurs expériences et leurs cultures différentes se mobilisent sur la volonté commune de créer, maintenir et améliorer le cadre dans lequel les équipes seront les plus efficaces. 
Cette organisation n’est jamais ‘parfaite’ dès le lancement, il faut l’accepter et chercher à démarrer au plus tôt en programmant le premier PI Planning, puis améliorer l’ensemble en capitalisant. Le rôle du coach agile dans ces démarches est, au-delà de former les acteurs en leur apportant de la connaissance théorique inspirante, d’être à l’écoute des problématiques à résoudre et de contribuer à la recherche de solutions en proposant des pratiques innovantes. 

Une des pratiques essentielles proposées par SAFe est le PI (Program Increment) Planning : le rendez-vous de tous les acteurs du périmètre, mobilisés pendant deux jours au même endroit, pour planifier ensemble les travaux des 2-3 mois à venir de façon réaliste. Ces rassemblements favorisent les interactions entre les personnes, les contacts directs et le partage d’informations. 

Dans un agenda assez chargé, qui permet quand même quelques moments ‘off’ et des échanges spontanés en petits groupes, les acteurs vivent une vraie aventure humaine. L’énergie ressentie devient alors un vrai moteur de motivation collective, à entretenir dans le temps, notamment en donnant aux équipes la capacité d’innover tant sur des aspects techniques que sur la façon de travailler, au service de l’amélioration de la solution logicielle. 

Dans le contexte sanitaire que nous vivons, avec le télétravail rendu obligatoire le plus souvent possible, cette pratique en présentiel n’est plus possible et se transforme en réunions à distance.

Même en adaptant le planning des différentes séquences, en l’étalant sur plus de deux jours pour permettre à chacun de concilier avec l’organisation personnelle, en limitant au maximum les ateliers en parallèle pour permettre aux acteurs transverses de participer comme il se doit, la perte d’efficacité est réelle. L’animation des ateliers doit-être encore mieux préparée pour laisser encore moins de place à l’improvisation, tout en laissant place, le plus possible, aux interactions entre les participants. Les échanges spontanés et la communication non verbale ne peuvent plus être utilisés pour résoudre une difficulté ou capter un point de blocage.    

Dans l’attente d’un retour à une forme de normalité, les équipes qui fonctionnent sur ce modèle font du mieux qu’elles peuvent pour pallier ces difficultés supplémentaires. Du côté du coaching, il s’agit aussi de déceler lors de nos accompagnements, aussi bien collectifs qu’individuels, si chacun conserve « l’esprit d’équipe », au service des autres, se sent utile, efficace, compris, soutenu alors que le travail à distance impose des canaux de communication déshumanisés.  

Quelques pratiques qui fonctionnent pour entretenir les relations avec les autres et les autres équipes, notamment la convivialité, peut consister à mettre en place des cafés virtuels à thème ou des pauses ludiques pour lesquelles il existe une multitude de petits jeux en ligne type quizz, pictionnary ou autre. Les dispositifs de retour sur site doivent permettre de se retrouver ne serait-ce qu’un jour par semaine dans un même lieu, le reste du temps il faut bien sûr développer l’écoute et l’empathie pour maintenir un niveau de confiance indispensable au bon fonctionnement. 

Si vous souhaitez partager vos bonnes idées et les bonnes pratiques que vous avez pu mettre en place en agilité à l’échelle, y compris dans le fonctionnement à distance, n’hésitez pas à nous contacter !

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