Pourquoi ne vois-je pas les mêmes informations que mon collègue quand je vais sur une fiche service ?

Deux conditions déterminent la nature des informations qu’un visiteur voit lorsqu’il charge une fiche service dans son navigateur Internet :

  • son statut de connexion
  • son rôle

Statut de connexion

Le statut de connexion correspond à : « l’utilisateur est-il connecté ? ». Il est nécessaire d’être connecté pour pouvoir profiter de tous les contenus et toutes les fonctionnalités du site (voir Configuration à respecter pour une utilisation optimale du site par les collaborateurs).

  • Un utilisateur connecté se voit présenté la « version interne » de la fiche
  • Un utilisateur non connecté se voit présenté la « version externe » de la même fiche.

Ces deux versions d’une même fiche (« interne » vs « externe ») pouvant être éditées séparément (pour publier des informations spécifiques notamment, voir Qui peut voir quoi sur le site ?), une différence dans le statut de connexion peut conduire deux utilisateurs à voir des contenus différents sur une même fiche.

Rôle

Le rôle est une information non directement maîtrisable par l’utilisateur. Le rôle d’un utilisateur lui est attribué automatiquement lors de sa première connexion sur le site : tout le monde se voit attribué par défaut le rôle de « Service Owner » permettant de créer des fiches et d’éditer celles que l’on a créées (par défaut on n’a pas de capacité d’édition sur les fiches des autres utilisateurs). Les personnes en charge du site peuvent cependant attribuer aux utilisateurs inscrits, via une procédure manuelle spécifique, un rôle avec plus de « pouvoirs » (tels que « Service Owner d’une fiche que l’on a pas créée », « Validateur » ou « Administrateur »). Deux utilisateurs ayant des rôles distincts peuvent alors être amenés à voir des informations différentes lorsqu’ils affichent la même fiche service parce qu’ils sont en fait en train de visualiser une version différente de la même fiche dans le workflow de validation (voir Circuit de validation et de publication des fiches).

  • Un utilisateur connecté ayant le rôle de « Service Owner » mais n’étant pas lié à la fiche en cours de visualisation (la très grande majorité des utilisateurs) voit la « version interne de production » de cette fiche
  • Un utilisateur connecté ayant le rôle de « Service Owner » et étant lié à la fiche en cours de visualisation (parce qu’il a créé cette fiche, ou qu’il y a été associée par l’équipe de gestion du site) voit la « version interne de brouillon » de cette fiche
  • Un utilisateur connecté ayant le rôle de « Validateur » ou « d’Administrateur » voit systématiquement la « version interne en attente de validation » pour toutes les fiches

Suivant le travail d’édition en cours sur une fiche ses « version interne de production », « version interne de brouillon » et « version interne en attente de validation » peuvent différer, conduisant deux utilisateurs avec des rôles différents à voir des informations différentes alors qu’ils pensent regarder la même fiche.

RAPPEL : Techniquement, Validateurs et Administrateurs n’éditent pas exactement la même version de fiche que les Service Owner. Les Service Owner travaillent sur le « brouillon » qu’ils peuvent ensuite « soumettre pour publication », alors que les Validateurs et Administrateurs travaillent sur la « version en attente de validation » qu’ils peuvent « publier ». Il peut donc y avoir désynchronisation du contenu entre les versions « brouillon » (du Service Owner) et « en ligne » d’une fiche service si elle a été éditée directement par un Validateur ou un Administrateur.

=> PRIVILEGIER L’EDITION DE FICHE VIA LE COMPTE DU SERVICE OWNER POUR LIMITER LES RISQUES DE DESYNCHRONISATION ENTRE LES VERSIONS EDITABLES

=> Voir Réinitialiser une fiche pour aligner le contenu de son brouillon avec le contenu en ligne pour s’assurer que toutes les versions techniques d’une fiche sont bien à jour avec les mêmes contenus et paramétrages