Circuit de validation et de publication des fiches

La création et la publication de fiche service est soumis pour partie à un workflow de validation.

Toute création de fiche nécessite la validation d’un Validateur avant que la fiche ne soit effectivement visible sur le site de production. Avant cette validation la fiche n’est visible que pour son Servie Owner, les Validateurs et les Administrateurs.

De même, quand un Service Owner édite une fiche et la soumet pour publication, celle-ci n’est pas immédiatement mise en ligne si la modification concerne l’un des éléments suivants :

  • Le titre
  • L’illustration
  • La description courte
  • La description longue
  • Le niveau de diffusion

Pour les autres modifications (ajout et/ou édition du contenu d’un module), celles-ci sont appliquées directement sur la version en ligne à partir du moment où le Service Owner clique sur le bouton « soumettre la publication ».

Dans tous les cas (que la création/édition nécessite ou non une validation par Validateur avant d’être mise en ligne), à chaque clique sur le bouton « soumettre la publication » les Validateurs sont notifiés qu’une soumission pour publication a eu lieu sur telle fiche via plusieurs moyens :

  • Chaque Validateur reçoit un mail de notification avec le nom de la fiche concernée et un lien vers celle-ci (exemple de mail notification ci-dessous, ici pour une fiche nommée « ma fiche test »)

  • Chaque Validateur voit sur la page « Mes Fiches Service » l’information « Cette fiche service requiert une validation » et un bouton « Voir la fiche service » à droite de chaque fiche service concernée (exemple de message d’information ci-dessous pour la fiche nommée « ma fiche test »)

  • Chaque Validateur voit sur la fiche un bandeau d’information « Cette version diffère de la page actuellement publiée sur le site » avec un bouton « Publier ».
  • Dans les pages de listing (telle que la page « Tous les outils et services » ou les mise en avant sur la homepage) chaque Validateur se voit présenter sur fond jaune les previews des fiches ayant une version en attente de validation
  • Dans le menu utilisateur chaque Validateur est notifié par un indicateur visuel du nombre de fiches ayant une version en attente de validation

Pour les modifications nécessitant une validation par un Validateur avant mise en ligne, pour que celles-ci apparaissent sur le site de production un Validateur doit se rendre sur la fiche service concernée et cliquer sur le bouton « Publier » affiché dans le bandeau jaune au-dessus du contenu de la fiche.

La mise en ligne des modifications est immédiate suite au clique sur le bouton « Publier ».

ATTENTION : techniquement, Validateurs et Administrateurs n’éditent pas exactement la même version de fiche que les Service Owner. Les Service Owner travaillent sur le « brouillon » qu’ils peuvent ensuite « soumettre pour publication », alors que les Validateurs et Administrateurs travaillent sur la « version en attente de validation » qu’ils peuvent « publier ».

Il peut donc y avoir désynchronisation du contenu entre les versions « brouillon » (du Service Owner) et « en ligne » d’une fiche service si elle a été éditée directement par un Validateur ou un Administrateur.

=> PRIVILEGIER L’EDITION DE FICHE VIA LE COMPTE DU SERVICE OWNER POUR LIMITER LES RISQUES DE DESYNCHRONISATION ENTRE LES VERSIONS EDITABLES

=> Voir Réinitialiser une fiche pour aligner le contenu de son brouillon avec le contenu en ligne pour s’assurer que toutes les versions techniques d’une fiche sont bien à jour avec les mêmes contenus et paramétrages